Yeşil ve gri pasaport başvurularında elektronik işlem döneminin başlamasıyla birlikte üniversite personelinin izleyeceği yol da netleşti. Yükseköğretim Kurulu tarafından Personel Bilgi Sistemi'ne eklenen Pasaport İşlemleri modülü, başvurunun oluşturulmasından ilgili kuruma gönderilmesine kadar geçen aşamaları dijital ortamda bir araya getiriyor. Uygulama sayesinde çalışanlar taleplerini elektronik olarak iletebilecek, üniversitelerin personel birimleri ise başvuruları sistem üzerinden kontrol edebilecek. Onaylanan işlemlerin yetkili amir tarafından elektronik imzayla tamamlanmasının ardından NVİ'ye aktarılması öngörülüyor. Bu süreçte ayrıca ıslak imzalı veya elektronik imzalı belge gönderilmesine ihtiyaç duyulmayacak. Yeni yöntem, görevdeki personelin yanı sıra emeklilik veya istifa nedeniyle üniversiteden ayrılmış çalışanların işlemlerini de kapsıyor.
Yeni sistemde başvuru sahibi hangi adımları izleyecek?
Devlet üniversitesinde görev yapan ve ilgili pasaport türü için gerekli koşulları taşıyan çalışanlar, ilk olarak pbs.yok.gov.tr adresinden Personel Bilgi Sistemi'ne giriş yapacak. Sisteme erişim sağlandıktan sonra "Bireysel İşlemler" menüsü açılacak. Burada yer alan "Pasaport Başvurusu" bölümü üzerinden talep oluşturulabilecek.
Başvuru sahibinin sisteme ilettiği bilgiler, doğrudan pasaportun basılması veya verilmesi anlamına gelmiyor. Öncelikle üniversitenin ilgili personel birimi tarafından inceleme yapılacak. Başvuru bilgilerinde eksiklik ya da yanlışlık tespit edilirse gerekli düzeltmeler Personel Daire Başkanlığı tarafından gerçekleştirilecek. Uygun bulunan talepler ise onay aşamasına aktarılacak.
NVİ'ye gönderim nasıl gerçekleştirilecek?
Üniversite içerisindeki kontrol sürecinden geçen başvurular, yetkili amirin elektronik imzasıyla onaylanacak. Bu aşamanın tamamlanmasının ardından talep Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğüne doğrudan dijital ortamda gönderilecek. Böylece üniversite ile NVİ arasındaki başvuru iletiminde fiziki evrak gönderilmesine dayalı işlemlerin azaltılması sağlanacak.
YÖK'ün üniversitelere gönderdiği yazıda, elektronik imzayla onaylanarak NVİ'ye iletilen başvurular için ayrıca ıslak imzalı veya elektronik imzalı belge gönderilmesine gerek olmadığı belirtildi. Bu nedenle yeni uygulamanın en önemli kolaylığı, başvuru tamamlandıktan sonra ek imzalı belge hazırlama ve gönderme aşamasının ortadan kalkması olacak.
Emekli veya istifa eden personel nasıl işlem yapacak?
Yeni modül yalnızca aktif olarak görev yapan üniversite çalışanlarına yönelik hazırlanmadı. Emeklilik veya istifa nedeniyle görevinden ayrılmış personel adına da pasaport talep belgeleri sistem üzerinden oluşturulabilecek. Bu kişilerin işlemleri, üniversitelerin Personel Daire Başkanlıklarınca yetkilendirilen görevliler tarafından yürütülecek.
Emekli veya istifa etmiş personelin de ilgili pasaport türü için mevzuatta aranan şartları taşıması gerekiyor. Dijital başvuru sisteminin kapsamına alınmak, tek başına yeşil ya da gri pasaport alma hakkı sağlamıyor. Uygulama, hak sahipliği koşullarından bağımsız olarak başvuru belgelerinin hazırlanması ve iletilmesi yöntemini değiştiriyor.
Üniversitelerin hangi görevlileri belirlemesi gerekiyor?
YÖK, sistemin kullanılabilmesi için üniversitelerden Pasaport Onay Yetkilisi ile Pasaport İmza Yetkilisi görevlerini tanımlamasını istedi. Onay yetkilisi başvuruları inceleyip uygun olanları kabul edecek, eksik veya hatalı olanları iade edebilecek. İmza yetkilisi ise onaylanan işlemleri elektronik imzayla tamamlayacak.
Üniversitelerin bu görevleri üstlenecek çalışanları belirleyerek PBS üzerinden yetkilendirme yapması gerekiyor. Teknik destek ihtiyacı bulunan kurumlar ve kullanıcılar, YÖK'ün bildirdiği [email protected] e-posta adresine başvurabilecek. Böylece yeni sistemin üniversitelerde ortak bir işleyişle kullanılması hedefleniyor.
Kaynak: Haber Merkezi
